Esimies: tässä sinulle 10 vinkkiä kehityskeskusteluun

Mitä lähemmäksi kehityskeskustelu tulee, sen epämukavammaksi työntekijän olo muuttuu. Tekisi mieli luikerrella tilanteesta, sillä edellisvuosien kokemukset ovat vielä piinaavana mielessä. Vaivaantuneen esimiehen kanssa on jaariteltu pakolliset, ylemmältä johdolta annetut kohdat läpi, tai ehkä ei niitäkään. Vaikka onnistumiset huomioitaisiin, pääpaino on siinä, että voisi mennä vielä paremmin, mikä taas on omiaan vahvistamaan riittämättömyyden tunnetta. Pahimmassa tapauksessa koko vuoden aikana hampaankoloon jääneet asiat purkautuvat kerralla ulos, rumin seurauksin. 

Kokemus ajan haaskaamisesta turhaan keskusteluun on harmillinen, sillä kehityskeskustelu voisi parhaimmillaan olla työmotivaatiota ja innostusta lisäävä kokemus. Miten sitten voisi käydä keskustelun toisin, niin että se oikeasti hyödyttäisi sekä esimiestä että työntekijää, ja kaiken kukkuraksi olisi hyödyllistä ja tuottoisaa myös työnantajalle? 

Onnistuneen ja inspiroivan kehityskeskustelun ohjenuoriksi voisi ottaa vaikkapa nämä kohdat: 

1. Kaikille tulisi olla selvää, minkä vuoksi kehityskeskustelut järjestetään.  

Se mihin kehityskeskusteluilla pyritään olisi hyvä tehdä selväksi koko työyhteisössä jo ennen kehityskeskustelujen aloittamista. Onko tarkoitus arvioida työsuorituksia, tarkistaa suunta mihin ollaan menossa, miettiä toimintatapojen muutosta vai parantaa työoloja? Näin molemmat osapuolet voivat valmistautua keskusteluun omilla tahoillaan. Kaikille tulisi esimerkiksi olla selvää, että kehityskeskustelu ei ole palkkakeskustelu, vaikka kehityskeskustelussa voidaan toki sopia sellaisen järjestämisestä myöhemmässä vaiheessa.  

2. Vältä isoja negatiivisia yllätyksiä.  

Negatiiviset asiat tulisi käsitellä työyhteisössä heti niiden ilmettyä, eikä säästellä niitä kehityskeskusteluun. Kehityskeskustelun on tarkoitus olla positiivinen ja voimaannuttava kokemus. Mikäli negatiivisten asioiden mukaan ottamista ei voi välttää, ne on syytä ottaa käsittelyyn heti keskustelun aluksi eikä lykätä loppuun, jolloin negatiivinen tunnelataus pilaa mahdollisesti muutoin hyvin onnistuneen keskustelun. 

3. Päättäkää yhdessä, mistä asioita olisi hyvä keskustella 

Molemminpuolisen ymmärryksen saavuttamiseksi olisi hyvä keskustella heti alkuun, mitä asioita olisi hyvä käsitellä, jotta keskustelusta olisi hyötyä – mikä olisi molemmille hyvä tulos tässä keskustelussa? Viime kädessä esimies toki päättää, mikä kuuluu kehityskeskustelun piiriin. 

4. Molempien osapuolien olisi hyvä valmistautua hyvin. 

Keskustelu on sujuvampaa, mikäli osapuolet ovat saaneet miettiä olennaisia asioita jo ennen keskustelun aloittamista. Hyviä etukäteen annettavia tukikysymysiä ovat esimerkiksi: Missä olet onnistunut hyvin? Mitä haluaisit kehittää tulevan seurantajakson aikana? Minkälaisia toiveita sinulla on?  

5. Anna työntekijän heti saada tarpeeksi tilaa ilmaista omia ajatuksiaan.  

Esimiehen pitkän monologin aikana innostus, ajatukset ja ideat katoavat nopeasti.   

6. Määritelkää sopiva tavoite   

Sopiva tavoite on sopivan kokoinen, kiinnostava, konkreettinen ja ennen kaikkea se on mitattavissa. Tavoitteen tulee olla ymmärrettävä, määritelty positiivisin termein ja se sisältää jonkun aikarajan. Huomaa, että työntekijä sitoutuu tavoitteeseen ihan eri tasolla, jos hän ymmärtää mitä hyötyä hänelle itselleen on tavoitteen saavuttamisesta. 

7. Pyydä työntekijää arvioimaan itsensä 

Edellisen seurantajaksojen tavoitteista kannattaa kysellä työntekijältä itseltään. Miten hän arvioisi suorituksensa, esimerkiksi kouluarvosanoja käyttäen? Onnistumisia on hyvä pysähtyä analysoimaan, ja miettiä, miten saavutukseen on päästy, mitä on tehnyt itse ja mikä tai kuka sen saavuttamisessa on auttanut. Samalla voi pohtia, voisiko jatkossa tehdä jotakin eri tavalla, ja miten se voisi vaikuttaa lopputulokseen. 

8. Huomaa onnistumiset 

Mikäli työntekijän on itse vaikea nähdä onnistumisiaan, esimies voi itse tuoda havaintojaan esille. Mikäli et ole havainnut isoja onnistumisia, kiinnitä huomiosi pieniin. Mikä onkaan palkitsevampaa kuin huomata, että omat ponnistelut on nähty ja niille annetaan arvoa!  

9. Pyydä palautetta 

Rohkaise työntekijää antamaan itsellesi rehellistä palautetta vaikkapa antamalla esimerkkejä siitä, miten toisissa kehityskeskusteluissa asioita on lähdetty parantamaan, tai miten olet selviytynyt kiperästäkin palautteesta. Kehityskeskustelussa saat arvokasta palautetta ja hienon mahdollisuuden tulla entistäkin paremmaksi työssäsi. 

10. Merkitse lopuksi muistiin keskeiset teemat ja päätökset.  

Anna työntekijän itse päättää sovittujen asioiden toteuttamisen yksityiskohdista, se motivoi ja sitouttaa häntä ihan eri tavalla, kuin että kaikki yksityiskohdat annettaisiin valmiiksi pureskeltuina. Sopikaa myös, kuinka työntekijä raportoi sinulle edistymisestään. Kannattaa pyytää lopuksi työntekijää tekemään vielä yhteenveto keskustelusta, jotta saatte varmistettua, että olette molemmat ymmärtäneet asiat samalla tavalla. 

Kirjoituksessa on poimittu ajatuksia kirjasta Hirvihuhta & Litovaara: ”Ratkaisun Taito”.